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Warum man Akten vernichten sollte:
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Nicht nur in jedem Unternehmen, sondern auch in jedem Privathaushalt müssen bestimmte Akten angelegt oder personenbedingte Daten gespeichert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um sehr sensible Daten, die keinesfalls in fremde oder unbefugte Hände geraten sollten. Ansonsten bestünde immer die Gefahr, dass diese Daten missbraucht werden und dass nicht nur erheblicher Schaden für die Person, sondern auch für ihre unmittelbare Umgebung oder für das Unternehmen entstehen könnte. Aus diesem Grunde regelt das Bundesdatenschutzgesetz ganz klar, wann und unter welchen Umständen persönliche oder unternehmerische Akten vernichtet werden dürfen. Egal ob es sich dabei um die Steuerklärung, die Lohnsteuerkarte oder die Personalunterlagen eines Unternehmens handelt, gibt es immer bestimmte Aufbewahrungsfristen für die Akten, die keinesfalls unterschritten werden dürfen. Aus diesem Grunde sollte sich jede Privatperson und jeder Unternehmer, der alte Akten schreddern lassen möchte, genau informieren, ob diese Aufbewahrungsfristen bereits überschritten sind. Andernfalls ist es nicht gestattet, die Akten zu vernichten. Dies gilt selbst dann, wenn sie seit vielen Jahren nicht mehr benötigt werden.
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Obwohl es eindeutige gesetzliche Bestimmungen gibt, verstoßen auch heute noch viele Unternehmen gegen das Bundesdatenschutzgesetz. Dies zeigt sich nicht zuletzt auch darin, dass es immer wieder zu verschiedenen Datenskandalen kommt, in denen die Unternehmen selbst hochbrisante Akten oder sehr sensible Datenträger einfach in den Müll werfen und damit für Jedermann zugänglich machen.
Eine ordnungsgemäße Datenvernichtung sollte entweder mit einem speziellen Aktenvernichtungsgerät oder – noch besser – durch eine professionelle Aktenvernichtungsfirma erfolgen. Während sich die erstgenannte Variante vor allem für Privatpersonen und Unternehmen eignet, die nur wenige Akten schreddern lassen müssen, ist die letztgenannte Variante vor allem für größere Unternehmen empfehlenswert, die oft sehr große Mengen an Akten schreddern lassen müssen. Meistens werden die Akten auch direkt im Unternehmen abgeholt und dann in speziellen Fahrzeugen transportiert, in denen sie ständig unter Aufsicht sind und deshalb auch nicht verloren gehen oder in fremde Hände geraten können.[/vc_column_text][vc_column_text]
Werden hochsensible Daten einfach in den Müll geworfen und später zum Wertstoffhof transportiert, kommt es keinesfalls dazu, dass die Mitarbeiter des Wertstoffhofes die Akten schreddern lassen. Viel eher wird es der Fall sein, dass die Akten dort vorsortiert werden und dann auf einem Haufen landen, wo auch andere Papiere zu finden sind. Da es sich bei der Vorsortierung immer um eine Handauslesung handelt, bestünde die Gefahr, dass die Mitarbeiter des Wertstoffhofes die Akten lesen. Dadurch würden sie dann Informationen erhalten, die laut Bundesdatenschutzgesetz niemals in ihre Hände geraten dürften. Auch im eigenen Interesse sollte deshalb jedes Unternehmen und jeder Privathaushalt sensible Akten niemals in den Müll werfen, sondern grundsätzlich alle Akten schreddern lassen.
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