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Es gibt verschiedene Gründe, warum es nicht nur erforderlich, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben ist, nicht mehr benötigte Akten, Archivbestände, elektronische Datenträger oder andere wichtige Dokumente schreddern zu lassen. Nähere Einzelheiten dazu regelt das Bundesdatenschutzgesetz und die DIN 32757. Hierin ist auch eindeutig festgelegt, wann und unter welchen Umständen die einzelnen Dokumente geschreddert werden dürfen. Dabei sind immer bestimmte Aufbewahrungsfristen zu beachten, die Sie in jedem Falle kennen sollten, bevor Sie konkrete Schritte unternehmen und Ihre alten Dokumente schreddern lassen.
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Trotz der Tatsache, dass nicht nur große, sondern auch viele kleinere oder mittlere Unternehmen dazu verpflichtet sind, sich mit den aktuellen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und der DIN 32757 vertraut zu machen, passiert es immer wieder, dass es zu größeren Datenskandalen kommt, die teilweise gravierende Ausmaße annehmen können. Dabei ist es gar nicht so selten, dass die Personalakten der Mitarbeiter oder andere wichtige Behördendokumente einfach im Müll landen und dann von sämtlichen Personen entdeckt werden können, die zufällig an der Mülltonne vorbeigehen oder ihren eigenen Hausmüll dort entsorgen wollen. Geraten diese Unterlagen dann in die falschen Hände, kann dies zu schweren Schäden führen und im schlimmsten Falle strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. So weit sollte es jedoch niemals kommen.
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Damit Sie ganz sicher gehen können, dass Ihre alten Akten vorschriftsmäßig entsorgt werden, sollten Sie immer ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen beauftragen und dort Ihre Dokumente schreddern lassen. Alternativ dazu könnten Sie sich auch ein Büroschreddergerät anschaffen. Dies ist jedoch oft mit erheblichen Kosten verbunden und erfordert außerdem viel Zeit und Mühe. Wenn überhaupt, dann sollten Sie nur geringe Mengen ihrer alten Dokumente im Büro schreddern.
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Die Firma Papershred mit Sitz in Mainz hat es sich zur Aufgabe gemacht, sowohl Unternehmen als auch interessierten Privatpersonen die Möglichkeit zu geben, ihre nicht mehr benötigten Dokumente schreddern zu lassen. Handelt es sich dabei nur um geringe Mengen an alten Datenbeständen, könnten sie auch von den Kunden selbst zur Firma Papershred gebracht und anschließend dort vernichtet werden. Größere Mengen werden nach vorheriger Absprache abgeholt und dann in einem sicheren und fest verschlossenem Fahrzeug zu unserem Betriebsgelände transportiert. Auch diese Unterlagen werden spätestens innerhalb von 24 Stunden komplett vernichtet und sind dann unter normalen Umständen und mit gewerbeüblichen Mitteln nicht mehr rekonstruierbar. Wenn Sie Ihre Dokumente schreddern lassen, können Sie sicher gehen, dass sie entsprechend der Sicherheitsstufe 3, 4 oder 5 der DIN 32757 vernichtet werden. Sie werden nicht nur bis zur Unkenntlichkeit zerkleinert, sondern auch intensiv miteinander verpresst und vermischt.
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